Registering as a domestic VAT payer¶
Why register for Polish VAT
You need Polish VAT if you provide services to Polish clients and have exceeded the annual threshold of 240_000 złoty. Or you want to reclaim VAT on business purchases.
Note
By this point you should already have your NIP and REGON numbers.
Link to the portal where registration happens. We need the Zmień dane w CEIDG option.
1. An important notice first¶
Read it through and click DALEJ
2. Purpose of submitting the form¶
We only need to edit the data. The date can be today or in the past. Pick today’s date.
2.1. Declaring insurance¶
Tick ZUS
3. Choose the data you want to change¶
4. Pick the VAT payer registration option¶
If you haven't been registered yet and want to register as a VAT payer — pick rejestracja. If you have already registered for VAT or VAT-UE — pick aktualizacja.
5. Waive the exemption¶
You can register as a VAT payer voluntarily so you can deduct VAT on business purchases (e.g. laptop, phone, furniture).
Here you need to waive the VAT exemption (the 240_000 threshold) — otherwise you won’t become a czynnym (active) payer.
Heads-up
From the moment you register as a VAT payer you must issue invoices with VAT to Polish clients and pay that VAT accordingly.
6. Reason for registering as a VAT payer¶
Choose Tytuł obowiązku podatkowego.
Below is a rundown of the options most often discussed in the “sole props in Poland” Telegram chat (Rose bot note tag: #WhenVATIsRequired).
Podmiotowe (income-based)
| Nazwa i Podstawa prawna | Opis |
|---|---|
| podatnik rozpoczynający działalność gospodarczą nie ma prawa do zwolnienia, o którym mowa w art. 113 ust. 1 lub 9 ustawy | Sole trader starts business but has no right to the income-based exemption. (if you’re not allowed to operate without VAT, e.g. activity is consulting-related or your PKD code implies mandatory VAT registration) |
| podatnik rezygnuje (zrezygnował) ze zwolnienia, o którym mowa w art. 113 ust. 1 lub 9 ustawy | Sole trader voluntarily gives up the income-based exemption. (if you hit the 240,000 zł income threshold / voluntary registration) |
| podatnik traci (utracił) zwolnienie, o którym mowa w art. 113 ust. 1 lub 9 ustawy | Sole trader lost the right to the income-based exemption. (e.g. exceeded the 240,000 zł limit). |
| podatnik wykonuje czynności, o których mowa w art. 113 ust. 13 ustawy | Sole trader carries out transactions that rule out the income-based exemption. (e.g. trade in excise goods). |
Przedmiotowe (activity-type-based)
| Nazwa i Podstawa prawna | Opis |
|---|---|
| podatnik będzie dokonywał (dokonuje) sprzedaży wyłącznie zwolnionej od podatku od towarów i usług na podstawie art. 43 ust. 1, z wył. pkt 3, i art. 82 ustawy | Sole trader only carries out transactions exempt from VAT by nature of the activity. |
| podatnik będzie korzystał (korzysta) ze zwolnienia, o którym mowa w art. 43 ust. 1 pkt 3 ustawy | Sole trader uses activity-based exemption, e.g. education or finansowe services. |
| podatnik rezygnuje (zrezygnował) ze zwolnienia, o którym mowa w art. 43 ust. 1 pkt 3 ustawy | Sole trader voluntarily gives up the activity-based exemption. |
Note
We don’t list serial numbers because they change — read the descriptions carefully and pick what fits you.
7. Start date of VAT obligations¶
The start date of your VAT obligations must be at least one day after you submit the application. For example, if you send it on 28 April, the earliest registration date is 29 April.
From that date you must issue invoices with VAT, file returns, and you’re entitled to deduct VAT on business purchases for your activity even if you’re not yet on the VAT white list.
7.1 The Zwolnienie usług finansowych item¶
Under this item (it sits below the date) you don’t need to select anything — but if you ticked it by mistake, you can’t reset it to the initial state; you’ll have to go one step back and go through again.
8. Metoda kasowa¶
You can read about this in the poradnikprzedsiebiorcy article on metoda kasowa, but honestly we don’t need it. Decline it.
9. Gold and taxis¶
State that you don’t run a business related to taxis and gold trading (unless you really do, of course).
10. VAT-UE¶
You can register for VAT-UE at the same time as domestic VAT. If you need it, continue via this link. If not — decline and move on.
11. Choose the return filing frequency¶
You can file returns monthly or quarterly. I recommend monthly returns. For the period covered by the first return, pick the month your VAT obligation starts (section 7 of this guide).
12. Pick your tax office¶
13. Confirmation of VAT registration¶
You can skip paying for a hard-copy confirmation of VAT registration. You’ll probably never need it.
14. Oświadczenie¶
Next you confirm you’re entitled to use the address you live at (e.g. a lease) and that none of the restrictions mentioned in the cited law apply to you.
15. Signature¶
Then as usual you sign with your trusted profile, submit, and wait for registration or a letter from the tax office asking for details. If things drag — email the office or walk in and find out what they’re missing.
You can check you’ve been registered on this site. That’s the so-called white list, biała lista, the list of all VAT payers. Until the date you set under Start date of VAT obligations there’s little point checking whether you’re already on the white list — you won’t appear there before that date even if the office has already finished processing.
16. Speeding up VAT registration¶
Tip
This step isn’t mandatory, but it can help you get registered a bit faster.
If you need to be a VAT payer ASAP — it’s worth sending the tax office (urząd) an email right after you submit the VAT registration application.
Example
Dzień dobry.
Uzupełniam zgłoszenie rejestracyjne VAT-R/VAT-UE o dokumenty dotyczące miejsca prowadzenia działalności:
- Załączam oświadczenie o braku stałego miejsca wykonywania działalności gospodarczej.
- Załączam skan umowy najmu jako osoba fizyczna.
Heads-up
oświadczenie o braku stałego miejsca wykonywania działalności gospodarczej is only needed if no actual miejsca wykonywania działalności address was given when you registered the JDG!
Attach a scan of your lease and the actual oświadczenie, where in a few sentences you describe what you do — you can base it on the PKD code descriptions from your JDG registration plus a bit of detail on your day-to-day work. There’s no strict format, but it’s best to attach as .pdf, .docx, or a scan.
Example
Imię Nazwisko
ul. Ulica 123/125
00-123 Miasto
NIP: 1234567890
PESEL: 2345678901
Oświadczenie
Ja, niżej podpisany, oświadczam, że od dnia DD.MM.YYYY prowadzę działalność gospodarczą i wykonuję usługi związane z:
Briefly describe your line of work here — 1–3 sentences, free form.
Do wykonywania działalności dysponuję laptopem z zainstalowanymi pakietami niezbędnych programów komputerowych (MS Office, Skype, Zoom, Jira, Figma, Outlook, Chrome itp.). Samodzielnie wykonuję wszystkie czynności i nie zatrudniam żadnych pracowników. Nie mam stałego adresu prowadzenia działalności gospodarczej, mogę pracować wszędzie, gdzie jest dostęp do Internetu.
Dołączam do oświadczenia:
- skan umowy z klientem, not mandatory — you don’t have to send it if the tax office (
US) hasn’t asked - skan umowy najmu mieszkania.
Wynajmuję mieszkanie jako osoba fizyczna.
place of signing, date, signature
Preferred method — pismo ogólne via the e-Urząd Skarbowy site (staff at Urząd Skarbowy asked people to send documents that way — several users confirmed).
How to do it is described in the pismo ogólne guide
Alternative — send an email.
You can find your Urząd Skarbowy email on the Ministry of Finance contact page for units, by downloading the Baza teleadresowa jednostek KAS.xls spreadsheet (for your office you want type "US" in the " TYP" column besides the address) or by finding your office manually on the site.